Nota Fiscal de Entrada - NF-e
Índice
Nota Fiscal de Entrada
Para abrir a tela acesse o sistema pelo menu Compras e Emissão de Nota Fiscal de Entrada Livre.
A tela de Cad. Nota Fiscal de Entrada será exibida.
a) Emissão por XML.
O sistema disponibiliza ao usuário fazer a digitação da nota de entrada manualmente, ou por XML, realizando a importação direta do arquivo e a leitura automática do sistema.
Para emitir uma nota fiscal nova, clique (Bolinha verde com + em branco) ou tecle F2. O sistema irá desbloquear os campos para iniciar o preenchimento.
Clique no botão (XML da Nota) para filtrar o arquivo XML que foi enviado pelo fornecedor.
Clique em Sim e continue.
Ao importar o mesmo aparecerá esta mensagem:
O primeiro erro informa que o Fornecedor que está no arquivo XML, com o CNPJ referido na mensagem não existe nos registros de cadastro do sistema. Para saber mais sobre cadastro de Fornecedores veja o Tutorial de (Cadastro de Fornecedor e Transportadora - NF-e).
O segundo informa que a cfop do XML não foi encontrada nenhuma associação, ou seja, a cfop que está no arquivo faz referencia a uma saída (cfops que começam com 5, 6 e 7), porém, para realizar a entrada desta nota no sistema é necessário utilizar uma cfop de entrada. Para isso, existe o processo de associação de CFOP.
Clique em Operações e logo em seguida em Associar CFOP.
A tela de Cadastro de Associações será aberta.
Clique em F2-Ins ou F2 para inserir um novo registro.
O processo de compras tem sua respectiva finalidade: Revenda, Consumo ou Industrialização. O usuário deverá relacionar quais serão as cfops que deverão ser utilizadas para dar entrada na nota quando a finalidade da compra for selecionada. Por Exemplo:
Clique em (no tique verde ao CFOP de Destino (Industrialização)) ou em para (F5-Salvar) finalizar o cadastro.
Após finalizar o cadastro da associação e cadastrar o fornecedor,clique em Cancelar (Esc-Can) ou “ESC” e logo em seguida clique em novamente em Clique em (F2-Ins) ou F2.
Clique no botão XML da Nota para filtrar novamente o arquivo XML que foi enviado pelo fornecedor e aguarde o preenchimento.
Após a importação do arquivo XML o sistema ira carregar todas as informações na primeira Aba, basta ao usuário verificar se as mesmas encontram-se corretas.
Entrada por XML: Itens
Quando o produto é filtrado do arquivo XML o mesmo vem apenas com a descrição que está contida no XML. Se a linha do produto estiver AMARELA deve ser feita a associação do mesmo relacionando-o com um produto cadastrado no sistema. Veja a legenda:
Será aberta a tela de Consulta de Itens, basta procurar o item que faz referencia ao do XML e selecioná-lo:
Ao retornar para a tela a linha do produto poderá fica BRANCA, que significa que não há mais nenhuma advertência com relação ao produto. Se a linha estiver VERMELHA, significa que não há associação de CFOP para este produto.
Caso haja uma associação a linha passará a ficar BRANCA.
Entrada por XML: Totais
Verifique as informações que retornaram nesta aba para ver se estão realmente certas.
Entrada por XML: Observação
Este campo é livre para digitação e pode ser informado qualquer tipo de texto. Se a nota for gerada o que for preenchido neste campo irá para o campo de Informações Complementares do DANFE.
Entrada por XML: Parcelas
Esta aba é utilizada para preencher as condições de pagamento da nota, e informações que serão utilizadas na movimentação do financeiro (contas a pagar).
Nota: Se a mesma não aparecer significa que a natureza de operação está configurada para não movimentar o fluxo financeiro.
Condição de Pagamento: Informar as parcelas da nota, ou seja, como foi pago o valor da nota para o fornecedor (Ex: A vista, 30 / 60 dias, etc.). Para maiores esclarecimentos, veja o Cadastro de Condição de Pagamento - NF-e.
Portador: Informar o portador que será responsável pelo recebimento/pagamento do valor do documento. Para maiores esclarecimentos, veja o Cadastro de Portador - NF-e.
Grupo do Contas a Pagar: Campo utilizado para informar uma classificação das despesas a pagar. Cadastra-se um grupo que classifica os títulos das contas a pagar. Por exemplo: Telefone, Água, Luz, etc. Para maiores esclarecimentos veja o cadastro de Grupo do Contas a Pagar.
Ao fazer o preenchimento dos campos, clique em (no tique verde ao do Grupo do CT. Pagar).
O sistema irá gerar as parcelas da nota, de acordo com a condição de pagamento informada anteriormente.
Validação: O Valor das parcelas não pode ser diferente do valor total da nota. (Informado na Aba Totais).
Caso seja necessário ratear o valor das parcelas ou alterar a data de vencimento, basta clicar na linha a que se refere e alterar, Veja:
Depois do preenchimento, reveja todas as informações que foram filtradas pelo arquivo XML e finalize o cadastro clicando em (F5-Salvar) ou aperte F5.
b) Emissão da Nota de Entrada Livre.
Caso não seja possível fazer a importação da nota via arquivo XML, há no sistema a opção de fazê-la manual.
Para emitir uma nota fiscal nova, clique (F2-Ins) ou aperte a tecla F2 no teclado. O sistema irá desbloquear os campos para iniciar o preenchimento.
Tipo ICMS: Defina para qual destino ou finalidade será a mercadoria desta nota de entrada. Por exemplo, se a compra do produto for para industrialização, este campo deverá ser preenchido como “Industrialização”, e assim por diante.
Tipo Nota: Usam-se as opções “Recebida” e “Emitida”. Para que a nota seja Recebida, o fornecedor já deverá ter feito o envio da mesma e o objetivo da entrada é deixar o documento fiscal gravado e alimentar o estoque. Se for Emitida, no caso é a própria pessoa (emitente) que está digitando a nota no sistema e que deverá fazer o envio da mesma para a Receita Federal e alimentar o estoque.
Emitente: Selecione o responsável pela emissão da nota fiscal de entrada. Cliente ou Fornecedor, o resultado será determinado no campo abaixo.
Série: Campo preenchido apenas se o Tipo de Nota for “Recebida”. Preencha conforme está informado no DANFE.
Número: Campo preenchido apenas se o Tipo de Nota for “Recebida”. Preencha conforma está informado no DANFE.
Natureza de Operação: Insira o código da natureza de operação a ser utilizada nesta nota fiscal. Este campo irá determinar se a nota fiscal irá: movimentar o estoque; gerar o faturamento/parcelas; controlar estoque de terceiros; desbloquear o botão de origem para incluir itens através de notas fiscais de saída; calcular os impostos; preencher as obrigações fiscais (mensagens, CST, CSOSN, CFOP). Dúvidas, veja mais na Página 92 ou consulte a sua contabilidade.
Data Emissão: O sistema irá incluir automaticamente a data do relógio de seu sistema operacional neste campo se a nota for do Tipo “Emitida”. Se for do Tipo “Recebida” terá de ser inclusa a data original do DANFE.
Data Entrada: Insira a data de entrada da nota com base na data de recebimento da mercadoria, ou seja, a data que a mercadoria foi entregue na empresa.
Hora Entrada: O sistema irá incluir automaticamente a hora do relógio de seu sistema operacional.
Data Saída: Insira a data de saída da nota fiscal. Caso este campo esteja em branco será utilizada a data de emissão.
Cod. DI: Insira um pedido de importação digitado no sistema para fazer a nota de entrada a partir deste pedido.
Cliente/Fornecedor: Insira o código do cadastro do cliente/fornecedor ou utilize o F9 para buscar em seus registros. Caso ele não esteja salvo, tecle F8 para seguir diretamente ao cadastro e incluir um novo cliente/fornecedor.
Note que ao inserir o cliente/fornecedor alguns campos registrados em seu cadastro serão carregados automaticamente. Mesmo que estes campos estejam pré-preenchidos, poderão ser alterados antes de salvar a NF.
Transportadora: Insira o código do cadastro da transportadora ou utilize o F9 para buscar em seus registros. Caso ele não esteja salvo, tecle F8 para seguir diretamente ao cadastro e incluir uma nova transportadora. Veja o Cadastro de Fornecedor e Transportadora - NF-e.
Forma de Calculo: Preencha “Informado” caso queira preencher todas as informações de impostos e valores manualmente nos campos. Deixe como “Calculado” caso queira que o sistema faça o calculo automático dos impostos com base nos itens informados, na natureza de operação e/ou nos produtos provenientes de uma nota de saída (origem).
Chave NFE: Preencha este campo caso seja uma nota do Tipo “Recebida”. Verifique a chave de acesso da mesma no DANFE.
Modelo NF: Informar o modelo da nota fiscal. Para notas fiscais eletrônicas é utilizado o modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica. Para maiores esclarecimentos contate sua contabilidade.
Entrada Livre: Dados Gerais
Esta aba tem por finalidade permitir ao usuário inserir os valores de nota, acréscimos e impostos manualmente ou deixar a responsabilidade de calculo para o sistema, de acordo com a parametrização feita no cadastro de natureza de operação. Veja página 92 para maiores esclarecimentos.
Arquivo XML: Mostra o caminho onde foi importado o XML, se caso houver alguma importação direta via arquivo.
Produto: Valor da somatória dos produtos na nota fiscal (Valor unitário do produto * quantidade na nota fiscal = valor total do produto).
Qtd Volumes: Preencha a quantidade de volumes transportados.
Atende Decreto 400-68: Este decreto tem como base a seguinte teoria. Se você é uma indústria e compra de uma revenda, este cliente revendedor não paga IPI, porém você, por ser indústria tem direito ao credito deste imposto.
Ao preencher “Sim” o sistema dividirá o valor da nota pela metade e este será o valor de IPI a ser creditado. Este também será o valor da sua BASE DE CÁLCULO DE PIS E COFINS.
Espécie: Preencha a espécie dos volumes transportados. Exemplo: Volume; Caixa; Fardo.
Marca: Preencha a marca dos volumes transportados.
Numero: Preencha a numeração dos volumes.
Entrada Livre: Itens.
Inserindo um produto manualmente:
Item: Preencha o código alternativo do item ou busque pelo F9. Todos os dados serão preenchidos caso estejam corretamente cadastrados, exceto a quantidade e o volume. Para saber mais sobre o cadastro de itens, veja o Cadastro de Itens
Quantidade: Insira a quantidade deste item na nota fiscal.
Valor Unitário: O valor unitário será preenchido através da tabela de preço. Caso ela não exista, o valor sugerido cadastrado nos itens irá ser adotado como padrão.
Ao incluir o item na nota fiscal, clique em (F5-Salvar) , aperte a tecla F5 do teclado ou clique no botão (no tique verde ao lado do campo Valor INSS) . A tela continuará aberta para que outros produtos sejam inclusos seqüencialmente. Para finalizar o processo de inserção de itens, clique no botão (Esc-Can) ou aperte a tecla Esc do teclado.
Nos processos de devolução, por exemplo, dar entrada em uma nota de devolução de venda para o cliente, independente se for emitida uma nota de saída do cliente comprovando a devolução, ou for uma nota de entrada emitida onde você será o responsável pelo envio, há um botão no sistema que permite filtrar os itens utilizados na nota de venda e puxá-los da mesma forma que foram usados na venda, tanto em relação a valores, quantidade, CST, impostos e etc. Clique (Na seta verde, abaixo da lixeira) , na barra de ícones ao lado direito.
Validação: Este botão só funciona caso a natureza de operacao esteja configurada para obrigar a informar a origem dos itens.
Após selecionar o item e se necessário modificar as informações, clique em (F5-Salvar) ou tecle F5.
Note que o produto está na aba ITENS com os mesmos dados informado na nota de saída e pode estar com quantidade diferente, no caso de devolução parcial, conforme preenchido na tela anterior.
Podem ser feitas alterações no produto clicando (No desenho do lápis no canto direito da tela).
Entrada Livre: Totais
Verifique as informações que retornaram nesta aba para ver se estão realmente certas.
Entrada Livre: Devoluções.
Em caso de devolução, no processo de puxar os produtos da origem clicando no botão (seta verde, na barra de ícones ao lado direito.) , note que quando os produtos são selecionados e salvos, além de retornarem para a aba ITENS, também são redirecionados para esta aba.
Entrada por XML: Observação
Este campo é livre para digitação e pode ser informado qualquer tipo de texto. Se a nota for gerada o que for preenchido neste campo irá para o campo de Informações Complementares do DANFE.
Entrada por XML: Parcelas
Esta aba é utilizada para preencher as condições de pagamento da nota, e informações que serão utilizadas na movimentação do financeiro (contas a pagar).
Nota: Se a mesma não aparecer significa que a natureza de operação está configurada para não movimentar o fluxo financeiro.
Condição de Pagamento: Informar as parcelas da nota, ou seja, como foi pago o valor da nota para o fornecedor (Ex: A vista, 30 / 60 dias, etc.). Para maiores esclarecimentos, veja o cadastro de Condição de Pagamento.
Portador: Informar o portador que será responsável pelo recebimento/pagamento do valor do documento. Para maiores esclarecimentos, veja o cadastro de Portador.
Grupo do Contas a Pagar: Campo utilizado para informar uma classificação das despesas a pagar. Cadastra-se um grupo que classifica os títulos das contas a pagar. Por exemplo: Telefone, Água, Luz, etc. Para maiores esclarecimentos veja o cadastro de Grupo do Contas a Pagar.
Ao fazer o preenchimento dos campos, clique em (no tique verde). O sistema irá gerar as parcelas da nota, de acordo com a condição de pagamento informada anteriormente.
Caso seja necessário ratear o valor das parcelas ou alterar a data de vencimento, basta clicar na linha a que se refere e alterar.
Depois do preenchimento, reveja todas as informações inseridas e finalize o cadastro clicando em (F5-Salvar) ou aperte a tecla F5 do teclado.
Nota de Entrada: Cancelamento de Nota
As notas de entrada do tipo “Gerada” só podem ser canceladas no sistema desde que as mesmas ainda não tenham sido enviadas.
Cancelando a nota é possível excluí-la e retornar a numeração, desde que essa nota seja a ultima emitida, ou a ultima nota emitida seja do mesmo dia da nota em questão.
Clique em Operação e Selecione a opção “Cancelar Nota”.
Verifique a situação da nota, no topo da tela.
Para excluir a nota, clique (No ícone da lixeira) ou tecle F3.
Se a nota que está sendo excluída for do tipo “Emitida” você deverá voltar a numeração caso ela seja a última emitida ou, seja do mesmo dia que o da última nota emitida. Caso seja uma NF Emitida, mas não se enquadre nestes dois exemplos você deverá inutilizar a numeração seguindo os passos da Inutilização de numeração.
Rejeições:
Esta mensagem informa que a nota já foi armazenada em estoque e o mesmo já foi fechado. Para cancelar a nota você terá que reabrir o estoque e deverá certificar-se de que essa mercadoria não foi vendida ainda.
O sistema exibirá esta mensagem:
Feito isso pode cancelar a nota, excluir e se caso for “Emitida”, volte a numeração.
